オフィスでのコスト見直しの重要性
将来的には、テレワークとオフィスの両方を活用するハイブリッドワークが必要とされるでしょう。この場合、従来の対面を前提としたオフィスの見直しは避けて通れません。その結果、新たな働き方やIT導入の目標として、「コスト削減」が重要なテーマとなるでしょう。
仕入先の見直し
発注先との契約内容を再評価することは、仕入れや運送費などの支出に関連する要素について、効果的な手段です。市場価格の変動により、現在の契約が他社より高値になっている可能性もあります。
もちろん、長期にわたって取引を行っている発注先もあるでしょうから、信頼関係を損なわないよう努めることも重要です。
固定費の見直し
コスト削減の観点から、まずオフィスの固定費である賃料や通信費などを見直す必要があります。契約内容を確認し、適切なプランで契約しているかを確認しましょう。
先述のオフィス賃料に加えて、水道光熱費や通信費なども見直すことで、より大きなコスト削減が期待できます。これらの費用について、現在の契約業者よりも安い選択肢があるかどうかを確認しましょう。契約先の変更を検討する場合は、複数の会社から見積もりを取ることが重要です。相見積もりを行うことで、適正な価格帯が把握できます。
ただし、ビル内のテナントとして入居している場合、水道光熱費の契約先を変更することは困難です。その代わりに、節電に取り組むことをおすすめします。
清掃費の見直し
オフィスの清掃は社員がおこなうこともありますが、業者におこなってもらうこともあるでしょう。その場合は、昔からの付き合いもあるかもしれませんが、意外にコストがかかっていることがあります。
印刷費用の見直し
相見積による契約金額の見直し
販売店の中には、より安い競合他社の値段を見せることで、さらに値段を下げてくれることがあります。希望の販売店があれば、より安い他の販売店の見積書を見せて交渉することも、お得に導入する一つの手です。
定額制サービスの導入
刷り放題サービスを検討することがおすすめです。特に印刷物が多い企業には効果的であり、刷り放題なのでモノクロでもカラーでも費用はかかりません。月額料金は少々高くなりますが、メンテナンス時の対応や年間を通じたコスト削減を考慮すると、結果的に費用を削減できる可能性があります。刷り放題サービスに切り替えることで、場合によっては印刷コストを50％以上削減できる場合もあります。現行の印刷代と比較検討することで、実際にコスト削減につながるかもしれません。
ペーパーレス化
ペーパーレス化を進めることにより、印刷や紙代などのコストを削減することができます。さらに、保管スペースが不要になるため、オフィススペースを節約することもできます。
電子化によれば、パソコン上で書類や文書を検索することも可能です。電子化の対象としては、社内の書類や取引先との契約書などが挙げられます。ただし、契約書を電子化する際には、自社と取引先の両方が電子化する必要があるため、注意が必要です。
備品（事務用品）の見直し
オフィスの消耗品には、コピー用紙、ボールペン、ステープラー、のり、マーカーなど、さまざまなアイテムが含まれます。これらの一つあたりのコストは低いですが、月単位や年単位で見ると、総額としてはかなりの負担になっています。
一部の企業では、消耗品の発注フローとして「在庫がなくなったら購入する」という方針を採用しているかもしれません。しかし、真剣に経費削減に取り組む場合は、実際にどれくらいのコストがかかっているのかを意識し、社内で共通の認識を持つことも重要です。
「毎月どの程度の量を発注し、どのくらいのペースで消耗しているのか」を正確に把握することは、発注や管理のルールの設定や見直しに役立ちます。
まとめ
今回はオフィスコストの見直しに必要なアプローチを紹介させていただきました。コストの適正化の意識を従業員一人一人が持つことで、間接費は必ず下げることが可能です。まずは社内でプロジェクト化するなど、積極的な取り組みを促す仕組みを構築することが大切です。
